Znas li DELEGIRATI? Prof. Boris Blazinic

 Siguran sam da se svaki menadžer često upita kako da pronađe dovoljno vremena kako bi stigao završiti sve obveze i zadatke koji se nalaze na njegovom/njezinom radnom stolu. Teorija ima jednostavan odgovor – delegirajte.

Ali praksa često nije tako jednostavna.

Bez obzira da li ste na čelu u državnoj upravi, ustanovi, poduzeću; voditi znači dobavljati poslove putem drugih ljudi zbog ostvarivanja organizacijskih ciljeva. Drugim riječima delegirati.

Što zapravo znači delegirati?

Delegiranje je postupak prenošenja zadataka, ovlaštenja, odgovornosti i autoriteta na niže razine menadženta. Samom ovom definicijom možemo sagledati kompleksnost delegiranja. Nije to razina zamolbe ili naredbe da se izvrši neki zadatak. Uz izvršenje zadatka potrebno je delegirati ograničeno pravo kontrole nad resursima i prepustiti dio odgovornosti koja je povezana s preuzimanjem zadatka i primjenom ovlasti. Zbog ove kompleksnosti delegiranje u praksi nailazi na poteškoće i često rezultira sve većom gomilom na stolu menadžera.  

Osim gomile na stolu zašto je važno da menadžeri ovladaju umijećem delegiranja?

Da kod podređenih potaknu samostalnost, inicijativu, kreativnost i usavršavanje, da im stvore osjećaj važnosti i pripadnosti kako bi potaknuli izgradnju samopouzdanja i povećali motivaciju na poslu.

Menadžeri koji svojim radom potiću razvoj znanja i umijeća svojih suradnika imat će od toga višestruke koristi.

Sigurno imaju više vremena za važne i hitne zadatke, postižu veću učinkovitost u manje vremena, imaju više vremena za komuniciranje i razvoj odnosa sa svojim suradnicima, rade sa manje stresa i napetosti.

 Pa zašto je onda to tako teško učiniti?

 Zato što mnogi menadžeri ne žele priznati svoj strah od gubitka kontrole nad zadacima,  ne žele pokazati da nemaju dovoljno povjerenja u podređene, boje se da će ih podređeni zasjeniti, vjeruju da to mogu brže i bolje napraviti sami,  ne želje  prepuste omiljene zadatke ili naprosto nemaju dovoljno samopouzdanja.

Ali imaju veoma kreativne izgovore: da im je delegiranje veoma komplicirano, da posao brže obavljaju sami, da podređeni može napraviti grešku koju si oni ne mogu priuštiti, da gube puno vremena u nadziranju osobe kojoj su delegirali, da su podređeni i bez toga suviše opterećeni, da gube kontrolu nad zadacima ili jednostavno da su to već pokušali i da nije uspjelo.

A i podređeni znaju biti domišljati u svojim isprikama. Istraživanja pokazuju da mnogi podređeni smatraju da je lakše pitati šefa da on riješi problem, da je prisutan strah od preuzimanja odgovornosti, tvrde da nemaju dovoljno informacija, znanja i vještina, da imaju previše posla, te da nisu dovoljno sigurni ili motivirani da preuzmu samostalno izvršenje zadatka.

Kako kroz 10 jednostavnih koraka sigurno zakoračiti u umijeće delegiranja?

 Razvrstajte zadatke prema važnosti i hitnosti. Važne i hitne odradite sami, za zadatke koji nisu hitni, ali su važni odredite rokove i delegirajte, hitne ali manje važne zadatke delegirajte odmah, a zadatke koji nisu ni hitni ni važni jednostavno zanemarite.

   1. Definirajte zadatak kojega želite delegirati

Popišite svoje poslove koje ne možeteprepustiti drugom. Popišite poslove koje ne morate vi uraditi. Provjerite je li zadatak specifičan, mjerljiv, dogovoren, realan i vremenski određene.

   2.  Odaberite najbolju osobu kojoj možete prepustiti neki posao.

Za pravilan izbor osobe procijenite njene snage, slabosti, koje su mogućnosti i prijetnje

   3. Utvrdite kriterije postignuća

Budite sigurni da osoba zna na koji način ćete odlučiti je li zadatak uspješno obavljen. 

   4. Uzmite u obzir potrebne resurse

Odabranoj osobi dajte detaljne stručne i praktične upute, zajedno provjerite potrebne materijalne resurse i informacije, dozvolite osobne komentare i pitanja i dopustite osobi da predloži osobni način izvršenja zadatka.

   5. Dogovorite krajnji rok

Rokove izvršenja planirajte realno, odredite prioritete i vremenski rok izvršenja i zajedno dogovorite metode provjere i kontrole.

   6. Prenesite na tu osobuovlaštenje i obavijestite sve o tome

Obavijestite sve podređene tko je novi nositelj zadatka, a ako zadatak uključuje suradnju s drugim odjelima obavijestite i njih.

   7. Dajte vrijeme za uhodavanje

Dajte osobi nekoliko dana vremena za uhodavanje (vama je zadatak lagan i poznat jer ste ga vjerojatno često radili, a osobi ne nov i nepoznat), ne prekidajte osobu svki tren i budite spremni uvijek pomoći.   8. Dajte povratne informacije

Pohvalite i upozorite na greške jasno, iskreno i otvoreno. Ne uzrujavajte se zbog grešaka, jer greške su dio procesa učenja.

Sada kad ste posao dali drugom ali drugom niste prepustili odgovornost. Odgovornost za funkcioniranje je vaša. Ključno je da ne radite poslove svojih podređenih, odnosno nemojte raditi poslove koji možete dati nekom drugom. Zapamtite, trenutak delegiranja je trenutak motiviranja, prepuštanje posla podređenom za njega treba biti priznaje i motiv za rad.

Ponavljanjem postupka ovladat ćete umijećem delegiranja, a onda uživajte u vremenu koje će vam biti poklonjeno!

Molim Vas komentirajte, to je način kako učimo jedan od drugoga, hvala: 

BORIS BLAŽINIĆ je profesor psihologije i sudski vještak, predavač, trener,